De meningen zijn erg verdeelt over het gebruik van een to do lijst. De ene vindt het frustrerend en de ander kan er niet zonder. Ik zet de voor- en nadelen voor je op een rijtje en noem verschillende opties die je kunnen helpen bij het organiseren van je taken.

Voordelen:

• Een zwak werkgeheugen, stress, slaaptekort en veel hooi op je vork kunnen ervoor zorgen dat je moeite hebt om taken te onthouden. Wanneer je een to do lijst maakt hoef je de taken niet te onthouden en ook niet bang te zijn dat je ze vergeet. Je noteert ze zodra je eraan denkt.
• Een ander groot voordeel is dat je even kunt off -loaden. Je hersenen hoeven minder hard te werken om alles te onthouden en die energie kun je weer voor wat anders gebruiken.
• Wanneer je snel afgeleid bent kan een to do lijst je helpen om te focussen op wat daadwerkelijk gebeuren moet.
• Afstrepen geeft voldoening.

Nadelen:

• De lijst laat niet zien wat belangrijke en urgente taken zijn. Alle taken zien er hetzelfde uit.
• De kans is groot dat je de kleine/makkelijkere taken er eerst uitpikt en dat de grote/moeilijke taken blijven liggen.
• Aangezien een to do lijstje een opsomming is van taken, is het niet duidelijk hoe lang je bezig bent met een taak.
• Aan het einde van de dag kun je een ontevreden gevoel hebben, omdat niet alle taken zijn afgestreept.

Het is duidelijk er zitten veel voor-, maar ook zeker nadelen aan het maken van een to do lijst. Daarom is het belangrijk dat je opzoek gaat naar wat voor jou werkt. Dit is voor iedereen weer anders.

Wat werkt voor jou?
Merk je dat je vaak dingen vergeet? Ontevreden bent over wat je hebt gedaan? Mis je focus? Dan zou een to do lijst best iets voor jou kunnen zijn. Het is aan jou om uit te vinden wat bij jou past, want dat is voor iedereen weer anders. Je kunt gebruik maken van een to do lijst, een bullet journal (notitieboek die voor meerdere doeleinden te gebruiken is), een (familie)planner, (digitale) agenda, post its een whiteboard etc. Of een combinatie van een aantal. De belangrijkste vraag is: Waar ligt je behoefte? Waar werk je al mee en wat werkt voor jou?

Dit werkt voor mij:
Thuis maken we gebruik van een familieplanner (familie survival planner). Deze hangt in de keuken. De planner geeft een duidelijk overzicht van de maand en daarnaast is er ruimte voor de to do lijst van de kinderen en de to do lijst van ons. Daarnaast maken we gebruik van een whiteboard in de keuken. Hier komen alle belangrijke taken op te staan en dingen die we niet moeten vergeten.

Voor mijn werk maak ik gebruik van een to do boekje (te koop bij de hema, bol.com, etc.). Hier schrijf ik alle taken op die moeten gebeuren. Aan het begin van iedere werkdag schrijf ik +/- 4 dingen op een post-it die ik op die dag af wil hebben (haal ik van mijn to do lijst) . De dingen die belangrijk en dringend zijn komen altijd als eerste op mijn lijst. De post-it houdt me gefocust. Omdat er maar 4 taken op staan heb ik niet het gevoel dat ik overweldigd word door alles wat ik nog moet doen. Daarnaast heb ik aan het einde van de dag een tevreden gevoel, omdat het me meestal wel lukt om ze alle 4 af te krijgen. Ik hoor je al denken, maar 4? Ja 4 taken op een dag is vaak meer dan genoeg. Want de telefoontjes die ik krijg, emails die ik verstuur, vragen van collega’s staan niet op mijn post-it. Wanneer het me niet gelukt is om alles af te krijgen, dan evalueer ik mijn dag en weet ik al gauw waar het mis is gegaan. Soms waren de taken te groot of waren er onvoorziene omstandigheden die ervoor gezorgd hebben dat het niet is gelukt. Dat geeft niks zolang het me inzicht geeft en ik weet hoe ik het de volgende keer anders kan doen.

Sommige mensen zullen mijn manier omslachtig of ingewikkeld vinden. Anderen hebben een soort gelijke manier van werken. Maar dit maakt niet uit. Het gaat erom dat het werkt voor jou! Probeer het uit en stel bij waar nodig. Succes!